مقدمة عن مركز الاتصال

ما هي منصة الخوارزمي؟ #

منصة الخوارزمي هي منظومة متكاملة لإدارة المسوحات وجمع البيانات بفعالية، حيث توفر أدوات متقدمة لإنشاء المسوحات وإدارتها، وتنظيم فرق العمل، وتحليل البيانات لضمان تحقيق أعلى مستويات الدقة والجودة، كما وتعتمد المنصة على تقنيات حديثة تسهّل عمليات تصميم الاستبانات، وتتبع الاستجابات، وعرض التقارير بطرق متعددة، مما يتيح إدارة المسوحات بكفاءة.

وتشمل المنصة أدوات لإدارة عمليات جمع البيانات عبر القنوات المختلفة، سواء من خلال تعبئة الاستمارات مباشرة أو عبر فرق العمل، مع إمكانية تتبع المهام وتوزيعها بشكل منظم، كما تتيح للمستخدمين مراجعة البيانات المدخلة؛ لضمان دقتها، وتنسيق عمليات المراجعة بين الفرق المختلفة، مما يسهم في تحسين جودة المعلومات المستخلصة.

كما توفر المنصة إمكانيات متقدمة لتنظيم العمل الميداني، حيث تمكن المستخدمين من تتبع المهام جغرافياً، وإدارة الفرق على الخرائط الجغرافية، وتحديد الطبقات والبيانات المرتبطة بالمسوحات الميدانية، مما يعزز كفاءة العمليات الميدانية ويدعم اتخاذ القرارات بناءً على بيانات دقيقة ومحدثة.

هذا الدليل مُصمم لمساعدة المستخدمين على تحقيق أقصى استفادة من منصة الخوارزمي، عبر توضيح الخطوات الأساسية لإعداد المسوحات، وجمع البيانات، وعرض التقارير، حيث تقدم الصفحات القادمة إرشادات شاملة لتحقيق استخدام سلس ومثمر لهذا النظام، مما يضمن نجاح العمليات الإحصائية بأعلى معايير الجودة.

المميزات الرئيسية لمنصة الخوارزمي #

• تعدد الخيارات وتنوع القنوات:
  • يدعم اللغتين العربية والإنجليزية.
  • يعمل على أنظمة ومنصات متنوعة.
  • متوفر على الأجهزة الذكية (الموبايل).
  • متوفر على الأجهزة المحمولة واللوحية.
  • يدعم جمع البيانات من خلال الويب (الاستيفاء الذاتي).
  • جمع البيانات واستكمالها من خلال مركز الاتصال.

• إعداد التقارير والإدارة الميدانية:
  • التخطيط الميداني والمتابعة.
  • لوحة متابعة الأعمال الميدانية.
  • إعداد التقارير الخاصة.
  • أوقات استيفاء البيانات وإرسالها إلى قاعدة البيانات.
  • ضمان جودة البيانات.
  • التنبيه والإشعارات بناء على المحيط الجغرافي الافتراضي (Geo-Fencing).

• التكامل:
  • تحميل أدلة التصنيف وعينات المسح.
  • التكامل بين الأنظمة وقواعد البيانات الجغرافية.
  • التكامل مع أدوات تحليل البيانات.

• مرونة التصميم والتحكم في إنشاء الاستمارات:
  • بنك الأسئلة.
  • تضمين المسوحات.
  • إمكانية التحكم بمختلف مكونات الاستمارة.
  • إمكانيات واسعة لتصميم القالب العام للاستمارات.
  • قابل للتخصيص (والتوافق مع هوية المؤسسة).

نطاق الدليل #

يهدف هذا الدليل إلى تقديم إرشادات شاملة حول استخدام نظام مركز اتصال الخوارزمي، الذي يتيح مراجعة الاستمارات المعبأة من قبل المستجيبين عبر أنظمة مختلفة، أو تعبئتها من المُستجيبين مباشرة، كما يوفّر النظام أدوات متقدمة في بناء فرق المراجعة، وإدارة الطوابير لضمان دقة البيانات وكفاءة العمليات.

ويسلط الدليل الضوء على خطوات إدارة الحسابات، والتحكم في إعدادات الأمان، وإرسال الإشعارات، وكذلك إدارة الاستمارات، التي تنظم فرق العمل على الاستمارات، وإسناد المهام إليهم، وسحب وحدات من مركز الاتصال وفق طوابير مُعدة وفق محددات مسبقة، للتواصل مع المُستجيبين أو تدقيق البيانات ومراجعتها.

ويوضح الدليل طريقة توزيع عبء العمل بين المستخدمين، وسحب الوحدات للتواصل مع المستجيبين عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الفرق الميدانية، بالإضافة إلى متابعة سجل المهام للاطلاع على تفاصيل المكالمات والتعديلات الأخيرة.

يعتبر هذا الدليل جزءًا أساسيًا من مجموعة الأدلة الكاملة للنظام، حيث يوفر للمستخدمين المعرفة المطلوبة لتحسين استخدام “مركز الاتصال” وتحقيق أقصى استفادة منه في متابعة تدقيق ومراجعة الاستمارات والتواصل مع المُستجيبين.

مستخدمو النظام #

يدعم النظام مجموعة متنوعة من المستخدمين بما يتناسب مع أدوارهم واحتياجاتهم المختلفة، حيث يدعم النظام المرونة في تحديد الأدوار بما يلائم احتياجاتك، وفيما يلي قائمة مقترحة من الأدوار التي يمكنك أن تخصصها في النظام:

متطلبات التشغيل #

أولاً: المتطلبات الفنية #

• اتصال إنترنت سريع وآمن: لضمان سهولة الوصول إلى النظام من أي مكان ودعم العمليات التفاعلية.
• النظام متوافق مع المتصفحات الحديثة (Chrome، Firefox، Edge).
• دعم تعدد اللغات، حيث يسمح النظام بتبديل لغة واجهة النظام بين اللغتين العربية أو الإنجليزية بناءً على تفضيلات المستخدم.
• يدعم النظام أدوات متقدمة لإنشاء تقارير ورسوم بيانية.
• واجهة مستخدم تفاعلية سهلة الاستخدام وسريعة الاستجابة (Responsive Design).
• يسمح النظام بإدارة الصلاحيات وتقييد الوصول إلى الأدوار المختلفة بناءً على مستوى المستخدم.

ثانيًا: المتطلبات التنظيمية والتشغيلية #

• تحديد الأدوار والصلاحيات بما يشمل إعداد نظام تحكم يحدد الأدوار المختلفة للمستخدمين (إداريون، مشرفون، مستخدمو مركز الاتصال) وتحديد صلاحيات كل دور لضمان الاستخدام الأمثل للنظام.
• إدارة المستخدمين والفرق، وإنشاء مجموعات عمل مخصصة لكل فريق في النظام وتحديد مسؤوليات كل مستخدم حسب الأدوار المسندة.
• توزيع المهام بين المستخدمين من خلال توفير آلية فعّالة لتوزيع المهام بين المستخدمين مثل إسناد الطوابير وتحديد المسؤوليات الخاصة بكل مستخدم لضمان التوازن في عبء العمل.
• إدارة الطوابير بما يشمل إنشاء وتنظيم الطوابير وفقًا للمعايير المحددة، مع إمكانية تعديلها بناءً على الحاجة لتوزيع المهام.
• تمكين المستخدمين من متابعة سجل المهام المخصصة لهم، والتأكد من التقدم في المهام المختلفة.
• توفير أدوات لتحليل البيانات المستخلصة من المكالمات أو المهام المنفذة، بالإضافة إلى إمكانية تصدير التقارير بصيغ متنوعة مثل: (Excel، CSV، PDF).
• إعداد التقويم الزمني بما يشمل إضافة تقويم زمني لتحديد مواعيد المهام المختلفة، وتتبع التقدم، وإدارة المواعيد النهائية لكل من المستخدمين والمستجيبين.
• إمكانية إرسال إشعارات للمستخدمين والمستجيبين حول التحديثات أو المهام المتبقية.